Medarbetarsamtal och utvecklingssamtal

Medarbetarsamtal och utvecklingssamtal

Uppsägningar, konflikter, löneförhandlingar eller riktigt goda nyheter. Oavsett om det gäller ett svårt och obekvämt samtal eller ett förväntansfullt sådant, så är det viktigt att du som chef vågar ta tjuren vid hornen och sätta igång det där mötet som helt enkelt bör ske. När det gäller medarbetarsamtal eller utvecklingssamtal är “ju tidigare desto bättre” oftast en grundregel. Och tänk på att även ett ångestladdat samtal kan utvecklas till någonting bra i slutändan.

Vad är ett utvecklingssamtal/medarbetarsamtal?

Ett utvecklingssamtal/medarbetarsamtal är en regelbunden återkommande dialog mellan chefen och den anställde där viktiga frågor tas upp och situationen på arbetet diskuteras. Detta bör ske minst en gång per år men gärna mer frekvent om det är viktiga synpunkter som ska behandlas. Därför är det också viktigt att samtalet sker i enrum på ett ostört vis och där tidsbristen inte sätter käppar i hjulen.

Samtalet är lika viktigt för chefen som för den anställde där båda parter får chansen att ta upp intressen, skiljaktigheter, utvecklingsmöjligheter, förväntningar och behov och styrkor/svagheter. Lyhördhet är A och O under ett sådant samtal eftersom man annars inte får så många möjligheter att berätta vad man vill och känner.

Ibland sker lönesamtalet i ett separat möte men ibland kan det också tas upp på ett medarbetarsamtal.

En given mall på ett medarbetarsamtal

Det finns tydliga mallar att följa när man ska ta itu med ett medarbetarsamtal. Om man följer en ledarskapsutbildning så är det vanligt att man även får lära sig praktiska exempel på hur man för ett samtal med sina anställda och därigenom kan också mallar delas ut och diskuteras.

Ett medarbetarsamtal bör följa en tydlig linje och även en given struktur på själva samtalet. I mallen ingår punkter som är listade nedan.

  • Viktiga frågor att ta upp
  • Kartläggning av medarbetarens kompetensnivå
  • Utvecklingsplanen

Dessa punkter kan sedan delas upp i mindre för att ge en ännu tydligare bild av hur samtalet bör struktureras och följas upp. Det kan därmed se ut på följande sätt, uppdelat i olika sektioner inom samtalet.

  • Tillbakablick på den anställdes prestationer
  • Nuvarande arbetssituation
  • Relationen mellan chef och den anställde (hur ser samarbetet ut?)
  • Företagets utveckling
  • Kompetens/arbetsuppgifter för medarbetaren
  • Framtida mål

Ett tips är att lyssna ordentligt, se saker och ting ur medarbetarens perspektiv och inte ställa sig i försvarsställning. Kan tilläggas att detta dock berör båda parter.

Förberedelse

Ett medarbetarsamtal bör förberedas till större delen, både av den anställde och chefen själv. Som ledare gör du klokt i att gå tillbaka till det föregående samtalet från ett år tidigare och se över de anteckningar som fördes då. Detta utgör en bra grund för dialogen och också en bra början för att kanske bryta isen. Detta kan innebära några viktiga frågor.

  • Hur har året varit?
  • Vad har gått bra – mindre bra?
  • Vilka förväntningar har du?
  • Hur bör du utvecklas – inom vilka områden?

Innan samtalet sätter igång bör du som chef alltid förbereda dig lite mentalt inför den medarbetare som du ska föra dialog med. Då alla människor är olika är det bra att kvalitén på samtalen är hög, oavsett vem du talar med. Ägna en stund åt att fundera över hur du bör kommunicera, vad som möjligtvis stressar den du ska ha framför dig i stolen samt hur du ska ta upp olika saker under samtalets gång. Tänk också på att varje medarbetare besitter positiva egenskaper som bör poängteras istället för att klanka ned på någon eller gå in i rummet med ett redan negativt antagande om personen. Syftet är alltid att förstärka och tacka för vad medarbetaren faktiskt har åstadkommit, även om det ibland kan röra sig om uppsägning.

Dokumentation

Under ett medarbetarsamtal eller utvecklingssamtal bör det alltid förekomma någon form av dokumentation eller protokoll där chefen och gärna även medarbetaren antecknar och dokumenterar vad som framkommer. Då samtalet är en strukturerad form av s.k feedback så är det viktigt att ingen information går till spillo utan att man alltid kan gå tillbaka och se över vad som sades.

Att lära sig mer om medarbetarsamtal

Om man kanske inte är så van vid dessa typer av samtal eller om man vill bättra på sin förmåga att diskutera och handskas med de anställda på allra bästa sätt, så kan en ledarskapsutbildning vara en god hjälp på traven. I denna lär sig chefer och ledare av olika grupper, projektledare m.m om hur man kommunicerar effektivt, hur man sammanställer grupper och team, hur man på ett ödmjukt sätt utnyttjar sin roll som chef samt hur bra coaching går till för att låta varje individ i gruppen växa på sin individuella nivå.

I en ledarskapsutbildning brukar det också ingå moment som övningar att föra ett produktivt medarbetarsamtal och hur man bäst gör detta. De praktiska och mentorstyrda övningarna varvade med teori, ger en god överblick över vad som väntas under ett medarbetarsamtal och medför att de blivande eller nuvarande cheferna som tar kursen, även lär sig mycket om sina egna styrkor och svagheter.

Idag finns många ledarskapsutbildningar att söka sig till, både i privat regi och på högskolor eller yrkesskolor runt om i landet. Vissa utbildningar kan även ske på distans men då de praktiska momenten och vikten av att ha andra deltagare omkring sig för att öva sina rollspel, gör att man lär sig mer om andra människor, så väljer många att infinna sig i en riktig lokal med andra personer.

Om du som företagsledare, chef eller annan central person som vill lära dig att ta steget ut och bli en bra coach är intresserad av att ta en ledarskapsutbildning där du också lär dig mer om viktiga samtal och feedback, så kan du kontakta oss för mer information.

Att undvika fallgropar

Trots att man som chef är väl förberedd och “kan alla sina repliker”, så att säga så kan det ibland vara värt att veta att man också bara är människa och att misstag även kan drabba den mest rutinerade chefen som har tonvis med medarbetarsamtal bakom sig. Det finns således vissa saker som bör undvikas för att få till stånd ett så bra utvecklingssamtal som möjligt.

Att prata om lön eller inte

I somliga fall är lönesamtalet en del av utvecklingssamtalet men många menar att detta är fel väg att gå och att lönen bör ske i ett separat samtal där endast löneaspekten tas upp. Att ta upp för mycket siffror under ett utvecklingssamtal kan göra att fokusen på utveckling och kompetens faller bort och att den värdefulla feedbacken inte får den uppmärksamhet den behöver. Dock är det upp till chefen att inkludera detta eller inte men då ska det också göras på rätt sätt och man ska samtidigt inte frånse från kollektivavtalets bestämmelser.

Att missa uppföljningen

Då ett medarbetarsamtal inte sällan endast sker en gång per år, är en uppföljning mycket väsentlig inom en snar framtid, eftersom att det händer att utvecklingen stagnerar i vissa fall. Ett inbokande av ett uppföljningssamtal är ett bra tips, innan mötet avslutas.

Att glömma bort sig sjäv som chef

Visst läggs det stor vikt vid medarbetaren under sådana här samtal men även chefen behöver konstruktiv kritik och feedback för att förbättras i sin roll. Även en ledare måste tåla att ställas mot väggen ibland.

Regler kring medarbetarsamtal

Hur ser då reglerna ut beträffande utvecklingssamtal? Man bör inplanera samtal minst en gång om året, ja – men är man tvungen?

Svaret kan variera men för företag som tecknar kollektivavtal är ofta medarbetarsamtal inräknade moment under årets lopp. Det är inte inräknat i lag för företag att ha medarbetarsamtal utan är något som alltså regleras i varje avtal. Premisserna för hur det ska hållas är också oftast inkluderade i avtalen och det är viktigt att både chefen och den anställde har koll på hur det ska se ut.

Har en anställd rätt att tacka nej till medarbetarsamtal?

Även här gäller det att ta en titt på sitt kollektivavtal – vissa avtal ger medarbetaren rätt att tacka nej till ett utvecklingssamtal men däremot måste denne gå på möte med chefen om situationen kräver detta. Dock gäller som sagt olika regler i olika avtal. Hur som helst bör medarbetarna alltid uppmuntras att medverka, eftersom det är ett ypperligt tillfälle att säga sin åsikt och veta hur man kan gå vidare. Tänk också på att om någon tackar nej så kan detta innebära att det ligger djupare problem begravda under ytan som behöver ses över.

Medarbetarsamtal för föräldralediga

En anställd som t.ex är föräldraledig ska ha samma rätt till utvecklingssamtal och lönesamtal som sina arbetskollegor. En del arbetsgivare glömmer bort de medarbetare som för tillfället inte infinner sig dagligen på arbetet, men även dessa individer har rätten på sin sida. I många fall kan även samtal med dessa vara extra mycket värda för att diskutera igenom tidpunkter för återkomst osv.

En person som är föräldraledig ska heller inte hamna på efterkälken vad gäller kompetensutveckling osv, vilket kan vara vanligt. Då behöver han eller hon ta igen det när arbetet börjar igen då personen annars kan missgynnas genom minskad löneutveckling och inträffar det så är det chefens ansvar att ställa det tillrätta igen. Detta är bra att tänka på och ta upp när man har en föräldraledig anställd på medarbetarsamtalet.

Skulle en anställd som är gravid eller på föräldraledighet sägas upp så får inte uppsägningen börja gälla förrän denne är tillbaka igen i arbetslivet. Detta kan man naturligtvis ta upp på medarbetarsamtalet men det är värt att poängtera att ingen får sägas upp på grund av föräldraledighet eller graviditet då detta är ett brott mot diskrimineringslagen.

 

Medarbetarsamtal är ett sätt att föra företaget framåt

Medarbetarsamtal bör ske minst en gång/år och då ingår moment som tillbakablick, kompetensutveckling och framtida mål samtidigt som lyhördhet är viktigt.